Coulisses d’une soirée pas comme les autres

C’était une réussite annoncée : il y a 4 mois lorsque mon collègue Benjamin me signale que le Quai10 sera dans la tournée de présentation du documentaire sur les Snuls, il ne faut pas être devin pour savoir que la soirée sera un succès : le nom des Snuls fait partie du paysage audiovisuel belge depuis des années, sans parler du nom de ses réalisateurs bien connus du grand public, pour l’un d’entre eux du moins. Accueillir Guillermo Guiz en bord de Sambre, ça va forcément attirer du monde ! Et cela se confirme une fois l’événement annoncé - uniquement sur Facebook dans un premier temps - : les premières réservations démarrent en trombe sur notre billetterie (phénomène que l’on rencontre d’ailleurs en ce moment avec la soirée 30 ans 5 heures - COD Live. Ne tardez pas !). Notre ancienne billetterie. Un système toujours vaillant, avec ses contraintes certes, mais qui doit alors faire place à un tout nouveau système, en parallèle avec un tout nouveau site web, celui sur lequel vous me lisez en ce moment.

A l’époque, la transition doit se réaliser à fin du mois d’août. Mais comme tout projet que l’on veut peaufiner au maximum, des retards de dernière minute nous obligent, avec le prestataire carolo Reed (qui nous a créé ce superbe outil) et MediaFlux (qui gère la nouvelle billetterie) à reporter une première fois, ensuite une seconde. Et voici la transition annoncée pour le 27 novembre. Rien à craindre à priori : tout est en ordre chez tout le monde. Les DNS - je n’ai toujours aucune idée de l’a signification de ces paramètres malgré les explications de mon collègue Lucas - sont prêts chez l’ancien hébergeur pour un transfert chez le nouveau, le contenu du site est à jour et la nouvelle billetterie est fonctionnelle. Le jour-J, tout se passe sans accrocs : les équipes de Genius It for business et MediaFlux sont au Quai10 et Côté Parc pour changer les écrans, les PC… Bref tous les systèmes qui vous permettent d’acheter des tickets facilement en ligne et à l’accueil des deux cinémas. Nos collègues de l’accueil sont briefés sur le nouveau système, notamment Simon, un visage qui ne vous est certainement pas inconnu mais qui désormais occupe son poste à quasi-temps plein. Le lendemain, le site est mise en ligne, l’annonce est communiquée sur tous nos supports numériques et tous les systèmes fonctionnent, à quelques petits ajustements près.

On en oublierait presque que ce jeudi il y a la projection des Snuls - De toute façon dans 20 minutes vous aurez tout oublié et que la salle s’annonce comble. Le soir venu, les nombreux-ses specateur-rices se présentent à l’accueil et rapidement, une longue file se forme jusqu’à l’extérieur. Et ça n’avance pas. Gaël et Simon, en charge d’accueillir le public ce soir-là rencontrent beaucoup de difficultés avec notre nouvelle billetterie pour retrouver des tickets vendus durant la semaine dans le nouveau système, et s’assurer qu’il n’y a pas de doublons avec l’ancien système. Vous me suivez toujours ? Et pourtant, ce n’est pas faute d’avoir anticipé le problème : nos équipes de l’accueil ont pris soin de noter dans un fichier Excel toutes les réservations réalisée sur l’annécienne billetterie, afin de les valider manuellement le soir de la projection et les encoder dans le nouveau système. Mais l’informatique peut avoir ses caprices… Et c’est souvent au plus mauvais moment que cela se présente. Imaginez-vous être en bout de file et ne pas savoir ce qu’il se passe : cela peut être très frustrant au bout de plusieurs minutes d’attente. Notre directrice Amélie, se charge de rassurer les spectateurs-rires : ils auront bien une place dans la salle ! Simon et Gaël vont également faire preuve de sang-froid et de bienveillance auprès des clients-es, qui semblent toujours garder le sourire. Ouf ! Petit à petit, la file se résorbe, mais il est déjà 20h15, soit quinze minutes après le début théorique de la projection.

De mon côté, je découvre dans le même temps que Frédéric Jannin ne sera pas présent ce soir et est remplacé par Kris Debusscher. Un Snul pour un autre, soit, mais tout le texte de présentation que j’ai préparé pour Fred ne tient plus ! Et ce n’est pas comme si il m’est également annoncé au même moment que l’actrice Bérangère McNeese sera également des nôtres dans la salle ! Au prix de quelques minutes intenses de recherche sur mon smartphone et de nombreuses gouttes de sueurs, je tente de rassembler un maximum de renseignements pertinents sur nos invité-es de dernière minute, mais déjà qu’il faut se rendre en salle pour les présenter au public - 198 personnes - impatient de découvrir le documentaire. Bien qu’étant à l’aise dans des situations d’urgence, la fatigue et un rhume bien tenace auront eu raison de ma lucidité : Bérangère est devenue Mélanie le temps d’une question. Et Kris devenu Fred. Merci Guillermo de m’avoir repris ! L’heure enfin vient d’aller se reposer pour tout le monde, après cette semaine particulièrement mouvementée…

Sébastien

Responsable de la communication